职业

文件整理规范

叶九秋 · 12月2日 · 2017年

作为互联网从业者,九秋不得不说一句,做好文件整理真的太特么重要了,鉴于目前遇到的大多数人,要么是完全没有文件整理的想法,要么有想法但是漫无目的,无法落地实施,九秋特地在此整理一篇关于文件整理规范的教程。

以一般的电脑来说,可整理的项目主要有这么几项:硬盘分类、文件夹分类、文件分类、文件命名。

硬盘分类

第一步先根据文件可存储的位置分类,主流的存储空间包括:自身电脑硬盘、移动硬盘、网盘、U盘、OSS云存储。

电脑硬盘放置使用频次很高,但是文件不是特别大或者特别多的文件。比如最近工作用的文档,设计师近期要处理的图片,文案最近写的文稿,运营最近用的数据文档。

九秋的个人习惯是:C盘:系统软件、D盘:软件安装盘、E盘:多媒体素材、F盘:办公文档、G盘:临时文件。硬盘分割的时候注意要把D盘和E盘留的大一点,因为需要安装较多的软件以及多媒体素材,这个比较占位置。F盘和G盘用来放置常用的小文件。

移动硬盘放置使用频次略低,但是需要在不同电脑打开的文件。比如安装后的软件包,比如一些小众的软件,可能大多数电脑上面没有,这时候移动硬盘里面有个已经安装好的软件是非常方便的。当然了还有一些大文件都可以丢在移动硬盘里面。

云盘放置使用频次很低,并且文件很大的文件,比如XX软件的安装包,以及一些教程类的高清视频资源,放在云盘不但便于查找,而且便于分享给他人。与移动硬盘区别最大的就是,移动硬盘更适合放置云盘不能打开的文件,比如软件安装后的安装包等等。

U盘放置使用频次高,并且文件小巧的文档,以九秋来说,放置一些记录着账号密码的文档,本身就是运营狗,所需要的账号密码多了去,只靠脑子是不可能都记住的。切记,U盘虽然方便,但是太容易损坏了。记住每周定期备份,在云盘里面建个独立的文件夹专门用来存储U的文件备份。

OSS存储放置一些可供分享的小文档,可能有人会说,不是有云盘么?目前主流的百度云下载的时候经常强制性的要求安装百度云软件,并且不开会员的话限速。腾讯微云免费存储空间仅有10G,并且分享的文档有时间限制,即使开了会员,分享的文档有效期也只是有两个月。

文件夹分类

文件夹分类和硬盘分类很相似,也是根据不同的需求进行分类,这个请根据自己的实际情况进行修改。举个栗子,九秋的一级文件夹常用的有运营类、设计类、素材类、公司类等等。运营下面分网站运营、电商运营、媒体运营等等。根据自身的需求,先将常用的文档类型归类,然后做个树状图,最后用文件夹层级的方式做出来。

下面主要讲一下,文件夹的美化等效率处理问题。

主文件夹可以自定义图标,二级以后的文件夹可以选择用软件改变文件夹颜色,根据相应的文档内容配上相应的颜色,这个用一些插件类的工具可以轻松实现。比如重要文件夹用红色,常规文件夹用蓝色,临时文件夹用默认的黄色。如果觉得麻烦就用电脑自带的功能:选中文件夹、右键、选择属性、选择自定义、选择更改图标、选择合适的图标即可。

文件分类

文件一般会根据文件大小以及使用频次选择放在合适的地方。

文件分类的前提是:保存有意义文件剔除重复文件

有意义文件是指:高频使用、稀有资源、较难获取、后期有用等等。

高频使用是指此类文件会被经常性的用到。

稀有资源是指互联网上比较少的此类资源。

较难获取是指此类文件看似很多,但是获取门槛较高。

后期使用是指保存的文档以后会有用到的情况。

重复文件是指同一个文件的不同版本,一般的话,保留最优版本以及最新版本就行了。

文件管理器,自己酌情下载,这个是相对比较通用的文件管理器,还有一些比较特殊的文件管理器,比如:图片管理等等。

文件命名

常规符号

【-】中划线:表示命名段之间是相互连接的的关系。比如,运营部-叶九秋、20170808-20170809。

【_】下划线:表示命名段之间分别独立的关系。比如,文档整理教程_V1.2、九秋网_20170808。

特殊符号

【!】叹号:表示当前文档是重要的。比如,!苍井空、!波多野结衣。

【#】井号:表示当前文档等待处理。比如,#小萝莉、#御姐。

【@】at:表示当前文档正在处理。比如,@嫖娼、@吃饭。

【%】百分号:表示任务完成进度。比如,%50营销方案、%70竞品分析。

对那些处理完毕的文件,应该放在合适的文件夹当中,因此不作特殊符号的标注。这些符号的使用,是作为文件命名的首字应用,如此一个文件夹中,标注特殊符号的文件会排列在一块,查找和使用起来会比较方便。

名称信息

一般一个完整文章需要包含以下内容:

文档名称、文档日期、版本号、特殊符号。

酌情添加的信息包括文档作者、文档来源、特殊编号等附加信息。

比如当一个文档命名为:#文件管理教程_20171203_V1.0_叶九秋

我们从命名中就可以知道这个文件内容是文件管理教程,2017年12月3日写的第一版,作者是叶九秋,本文件等待处理中。

后期的时候只需要用搜索工具搜索任何一部分的属性就可以将文件找了出来。搜索#可以查找出待处理的文件,搜索文档名字可以快速找出文档,搜索201712,可以快速找出2017年12月处理的文件,搜索叶九秋可以快速找出这个人有关的文件。

桌面管理

首先呢,先选择一个桌面管理软件安装。360桌面管理还是不错的,弱弱的推荐一下。

九秋的个人习惯就是,所有下载的文件统统先丢到桌面,那些当天处理完毕,并且之后不会用到的直接删除进入回收站。比如网站的配图素材,一份可阅读的文档之类的。

对于有些一周内需要处理的文件,一般会选择从桌面直接拖到上面所说的G盘,也就是用来存储临时文件的电脑硬盘。一周之后文件基本是暂时用不到了,这时候根据上面所述的硬盘分类方式转移到对应的存储位置。比如一份活动策划案或是运营推广方案之类的。

基本上九秋的桌面每天都是这个样子的:一无所有。

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